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护理学院档案管理办法(试行)

作者:       发稿时间:2006年4月20日      

 
第一章  总则
第一条  为了加强学院的档案工作,提高档案管理水平,充分发挥档案的作用,根据《中华人民共和国档案法》及《普通高校档案管理办法》,结合我院工作实际,特制定本办法。
第二条  学院档案是指学院从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学院和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条  档案管理是学院工作的一个重要组成部分,是提高工作效率、工作质量及科研水平的必要条件,是维护学院工作历史真实面貌的一项重要工作,是办好学院的重要基础工作之一。
第二章  档案管理体制和任务
第四条  我院档案工作由院领导主管,档案室业务上接受学校档案馆的指导、监督和检查。
第五条  档案室的基本任务
1、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定,广泛宣传档案工作,提高全院师生员工的档案意识。
2、制订本院档案工作的规章制度。
3、负责对全院各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计等工作,并进科学管理,提供利用。
4、保守档案机密,确保档案安全,维护档案的完整性、准确性、系统性;做好档案保护工作,最大限度地延长档案使用寿命。
5、开展档案的编研工作,积极开发档案信息资源,为教学、科研、管理等各项工作提供优质服务。
第六条  学院确定一名负责人分管档案工作,并配备一名兼职档案员,负责本部门档案的收集、整理和移交。
第三章  档案工作人员和经费
第七条  档案工作人员必须坚持四项基本原则,热爱档案事业,忠于职守,遵守纪律,具备专业知识和一定的科学文化知识。档案工作人员属于档案专业技术职务评聘。档案工作人员应保持相对稳定。
第八条  档案室工作经费应单独立项,列入学院预算。学院对用于保存学院文件材料所需的档案装具等设备在经费中给予支持。
第四章  文件材料的归档、移交和接收工作
第九条  文件材料的归档范围:

分类号

序号

归档类目

责任部门

 

 

一、党建工作

 

党群综合

1

院党委(支部)工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料

院办公室

2

院党委(支部)重要会议记录

3

院党委(支部)党建工作及有关材料

 

 

二、行政工作

 

行政综合

1

上级有关本院的来文

院办公室

2

院工作计划、总结、请示与批复

3

院与外单位签订的合同、协议及协作材料

4

院统计年报及重要资料

5

院行政会议记录、纪要

6

院自办的内部刊物、简报

相关部门

7

院开展各种学术活动的文件资料

 

 

三、教学工作

 

教学

1

本、专科各专业期末考试试题(样张)(按专业、按届组卷)

教务科

2

课堂教学材料、课程进度表

3

教师任课安排、教案

4

本专业教学检查、调查材料及总结

5

优秀实习报告

6

教师工作量核算、登记材料

学科与实

验室建设

1

学科、专业、实验室建设统计报表

护理系

2

重点实验室建设材料

3

实验室建设计划、报告、总结

4

学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料

学位

1

本科生毕业论文及评审意见

教务科

护理系

2

本科毕业生优秀毕业设计、论文(各专业移交 2 份到档案馆)

 

 

四、出版工作

 

刊物

1

本单位主编的有刊号的期刊及编审材料

相关部门

 

 

五、声像材料

 

声像照片

1

毕业班集体照(姓名与照片对应)

学工科

2

院教学、科研、团学等重要活动的照片及说明

相关部门



第十条  归档时间要求:
1、党政群各部门和能按年度归档的部门,应在次年三月前归档;
2、教学部门和能按学年归档,应在次学年度六月前归档;
3、科研应在项目完成后三个月内归档。
第十一条  凡由本院与其它单位分工协作完成的项目,由了本院保存一整套档案,协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外,应将复制件送交主办单位保存。
第十二条  个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式文件材料,必须按照规定向院档案室移交。集中管理,任何个人不得据为已有。
第十三条  学院档案室要注意向国内外征集与本院有关的各种档案和资料。
第五章         档案的管理和利用
第十四条  全院的档案由档案室集中统一管理。
第十五条  按照《普通高等学校档案实体分类法》进行分类、编号。
第十六条  对保管期限已满或失去保存价值的档案,进行鉴定,在征得领导同意,并造册报院领导批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。
第十七条  严格执行安全和保密制度,档案室要有“八防”(防火、防盗、防潮、防虫、防强光、防尘、防高温、防霉变)措施,确保档案的安全。
第十八条  做好档案的保护工作,对已破损和字迹褪色的档案,应及时修复或复制。
第十九条  对所有档案和资料,要定期进行检查,如遇特殊情况,应立即向院领导报告,及时处理。
第二十条  严格履行查阅、借阅档案制度,对于重要的、珍贵的档案和资料,一般不得提供原件使用。如特殊需要,须经院领导批准。
第二十一条  档案室所保存的档案,主要供本院利用,如其他单位或个人需要查阅时,应持介绍信,经院领导同意后方可查阅,如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密,须经院主要领导批准。查阅院党委、行政会议记录需经学院领导批准。
第二十二条  配备必要的现代化管理手段,编制必要的检索工具。
第二十三条  积极主动开展档案利用和宣传工作。

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